Private Telefonkosten können bei den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit als Werbungskosten abgezogen werden, wenn sie beruflich veranlasst sind. Alternativ ist eine Kostenerstattung durch den Arbeitgeber möglich.

Der berufliche Nutzungsanteil ist nachzuweisen. Werden die beruflich bedingten Telefonkosten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen, kann der so ermittelte beruflichen Kostenanteil für den gesamten Veranlagungszeitraum zu Grunde gelegt werden. Beim Einzelnachweis werden folgende Angaben verlangt: Tag des Gespräches, Gesprächsteilnehmer, Zielort, Gesprächsgebühren oder Dauer des Gesprächs. Ohne Einzelnachweis werden pauschal 20 % jedoch höchsten 20,– € im Monat als Werbungskosten anerkannt.

Zu den Telefonkosten gehören die Gesprächskosten, Grundgebühren, Gerätekosten und die Anschlussgebühren. Diese Kosten können beim Werbungskostenabzug berücksichtigt werden.

Bei einer Kostenerstattung durch den Arbeitgeber sind lediglich die Gesprächsgebühren berücksichtigungsfähig. Anders liegt der Sachverhalt, wenn der Arbeitgeber einen Zweitanschluss in der Wohnung des Arbeitnehmers einrichten lässt und eine private Nutzung dieses Anschlusses ausdrücklich untersagt wird. In diesem Fall kann der Arbeitgeber alle Kosten für den Zweitanschluss steuerfrei dem Arbeitnehmer erstatten. Nutzt der Arbeitnehmer das betriebliche Telefon für Privatgespräche, so ist der daraus erzielte Vorteil in unbeschränkter Höhe steuerfrei.