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Reisekosten
Zu den Reisekosten gehören Fahrtkosten, Verpflegungsaufwand (der sogenannte Verpflegungsmehraufwand), Übernachtungs- sowie die Reisenebenkosten. Diese Kosten können als Werbungskosten bei den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit (= der Arbeitgeber übernimmt die Kosten nicht) oder als Betriebsausgaben steuerlich berücksichtigt werden, wenn sie durch das Arbeits- bzw. Dienstverhältnis veranlasst sind.
Ist eine Reise sowohl beruflich als auch privat veranlasst, können die Reisekosten in einen beruflichen und einen privaten Anteil aufgeteilt werden. Der berufliche Anteil ist dann als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar. Bei einer untergeordneten betrieblichen/beruflichen Mitveranlassung (< 10 %) sind die Aufwendungen in vollem Umfang nicht als Betriebsausgaben/Werbungskosten abziehbar. Bei einer untergeordneten privaten Mitveranlassung (< 10 %) sind die Aufwendungen in vollem Umfang als Betriebsausgaben/Werbungskosten abziehbar (Bundesfinanzhof, Beschluss vom 21.9.2009, GrS 1/06; Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 6.7.2010, IV C 3 - S 2227/07/10003 :002).
Beispiel für Aufteilung der Reisekosten in privaten und beruflichen Anteil:
Ein niedergelassener Arzt besucht einen Fachkongress in London. Er reist Samstagfrüh an. Die Veranstaltung findet ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend reist er nach Hause zurück. Die Kosten für 2 Übernachtungen (von Dienstag bis Donnerstag) sowie die Kongressgebühren sind ausschließlich dem betrieblichen Bereich zuzuordnen und daher vollständig als Betriebsausgaben abziehbar. Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und entsprechend den Veranlassungsbeiträgen aufzuteilen. Sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist das Verhältnis der betrieblichen und privaten Zeitanteile der Reise (betrieblich veranlasst sind 3/9). Ein Abzug der Verpflegungskosten als Betriebsausgaben ist nur in Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für die betrieblich veranlassten Tage zulässig.
Als Reisekosten absetzbar sind:
Fahrtkosten
Es können die tatsächlichen Kosten für die Benutzung des öffentlichen Verkehrsmittels angesetzt werden. Wird das private Fahrzeug für die Fahrt genutzt, kann der pauschale oder der individuelle Kilometersatz zur Anwendung kommen.
Übernachtungskosten
Es sind die tatsächlichen Kosten per Beleg nachzuweisen.
Verpflegungskosten
Es können nur Verpflegungspauschalen zum Ansatz kommen.
Reisenebenkosten
Aufwendungen, die durch die Reise entstanden sind, aber nicht den Fahrt,- Verpflegungs- oder den Übernachtungskosten zugeordnet werden, sind Reisenebenkosten.
Folgende Aufwendungen könnten Reisenebenkosten sein: Gepäckkosten (Beförderung, Aufbewahrung, Reisegepäckversicherung), Aufwendungen für Ferngespräche sowie für den Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber, Straßenbenutzungskosten (Mautgebühren, Fährkosten, Parkplatzkosten), Kosten die aufgrund eines Verkehrsunfalls entstanden sind, Gebühren für den (berufsbedingten) Auslandseinsatz der eigenen Kreditkarte.
Ein Vorsteuerabzug von Reisekosten ist möglich. Vorausgesetzt wird, dass der Arbeitgeber/Unternehmer Leistungsempfänger und zudem im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung (Kleinbetragsrechnung) ist. Der Vorsteuerabzug ist jedoch für die Verpflegungspauschalen und das Kilometergeld ausgeschlossen.
Werden auf einer betrieblich veranlassten Reise andere Personen aus privaten Gründen mitgenommen, so sind Unfallkosten, die im Zusammenhang mit den privat Mitreisenden entstanden sind, keine Betriebsausgaben (Bundesfinanzhof, Urteil vom 1.12.2005, IV R 26/04).
Gesetze und Urteile (Quellen)
BFH 21.9.2009, GrS 1/06
BMF 6.7.2010, IV C 3 - S 2227/07/10003 :002
§ 9 EStG
§ 4 Abs. 4 EStG
R 9.4 ff. LStR
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