Arbeitnehmer, die Fahrten bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit mit dem eigenen Fahrzeug (z.B. Pkw oder Motorrad) durchführen, können wählen:

• sie setzen bei der Steuer die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten an, oder

• sie setzen die Reisekostenpauschale (Dienstreisepauschale, auch: Kilometerpauschale) an – und zwar für jeden gefahrenen Kilometer.

Zu den Reisekosten, bei denen eine Kilometerpauschale abgerechnet werden kann, gehören alle Fahrten aus beruflichem Grund im Rahmen einer Auswärtstätigkeit.

Zur Auswärtstätigkeit zählt insbesondere die Dienstreise. Seit 2008 werden Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit unter dem Oberbegriff »beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten« vereinheitlicht und steuerlich gleich behandelt. Jeder Arbeitnehmer kann bei beruflicher Auswärtstätigkeit Reisekosten steuerlich ansetzen.

Das Interessante an Auswärtstätigkeiten: Sie werden steuerlich erheblich besser honoriert als die Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte, für die nur die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) angesetzt werden darf.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale?

In welcher Höhe Sie die Kilometerpauschale bei den Werbungskosten in der Steuererklärung abziehen dürfen, richtet sich nach dem verwendeten Fahrzeug. Abrechnen dürfen Sie jeden gefahrenen Kilometer, also den Hinweg und den Rückweg! Das ist einer der größten Unterschiede zwischen der Kilometerpauschale bei den beruflich veranlassten Reisekosten von Arbeitnehmern und Selbstständigen und der Entfernungspauschale (Pendlerpauschale). Bei dieser dürfen Sie immer nur die einfache Wegstrecke bei den Werbungskosten angeben.

Die Kilometerpauschale für Fahrräder und die Erhöhung der Pauschale bei der Mitnahme weiterer Personen sind zum 1.1.2014 entfallen.

Reisekosten: Wie wir der individuelle Kilometersatz berechnet?

Die Fahrtkosten können alternativ auch mittels individuellem Kilometersatz nachgewiesen werden. Bei Berechnung des individuellen Kilometersatzes können alle Kosten, die mit der Unterhaltung des Fahrzeugs im Zusammenhang stehen, berücksichtigt werden. Hierzu zählen:

• Abschreibung;

• Reparaturkosten;

• Versicherungskosten;

• Darlehenzinsen;

• Garagenmiete;

• Versicherungskosten.

Wann lohnt sich die Berechnung des individuellen Kilometersatzes?

Ist das eigene Auto ein kostenintensives Modell (hoher Kaufpreis, hohe Unterhaltungskosten), lohnt sich der Nachweis der Werbungskosten mittels individuellem Kilometersatz.

Wo werden die Reisekosten und die Kilometerpauschale in der Steuererklärung eingetragen?

In der Steuererklärung tragen Sie Ihre Reisekosten auf Seite 2 der Anlage N unter »Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten« ein.

Achtung: Soweit der Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei erstattet, mindern diese steuerfreien Arbeitgeberleistungen Ihre abzugsfähigen Reisekosten. Liegt der steuerfrei erstattete Betrag unter dem als Werbungskosten abziehbaren Betrag, wirkt sich die Differenz als Werbungskosten steuermindernd aus.

Was gehört zu den Reisekosten?

Die Reisekosten sind gesetzlich geregelt in § 9 Einkommensteuergesetz (EStG) und R 9.5 bis 9.8 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR).

Als Reisekosten sind abzugsfähig bzw. können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden:

• Fahrtkosten,

• Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung,

• Übernachtungskosten und

• Reisenebenkosten.